Online aanmelden voor de loonheffingen: zo werkt het nieuwe formulier
Online aanmelden voor de loonheffingen is sinds oktober 2026 mogelijk met een nieuw formulier van de Belastingdienst. Dat is vooral handig wanneer je voor het eerst personeel aanneemt en je onderneming nog geen aangifte loonheffingen doet.
De nieuwe werkwijze verandert niet wanneer je werkgever wordt of welke verplichtingen daarna gelden. Het is vooral een digitale route naast de bestaande pdf-formulieren. In sommige situaties moet je de pdf of een ander formulier blijven gebruiken.
In deze blog lees je wanneer je het online formulier gebruikt, wanneer je uiterlijk moet aanmelden, welke berichten je daarna ontvangt en wat je vóór de eerste loonbetaling moet regelen.
Online aanmelden voor de loonheffingen: wat is er nieuw?
De Belastingdienst publiceerde op 28 oktober 2026 dat er sinds oktober een nieuw online formulier ‘Melding loonheffingen’ beschikbaar is. Je logt in met DigiD of eHerkenning, vult de melding online in en verstuurt deze direct.
Ook een fiscaal dienstverlener kan het formulier voor een klant invullen. Dat kan tijd schelen, maar zorg dat vooraf duidelijk is wie de melding doet en wie de brieven van de Belastingdienst controleert.
Heb je een bv en wil je weten welk inlogmiddel je gebruikt? Lees dan ook hoe DigiD voor bv-bestuurders vanaf 2027 wordt uitgebreid.
Wanneer gebruik je het nieuwe online formulier?
Het formulier combineert verschillende meldingen rond de loonheffingen. Je gebruikt het onder meer als je nog geen aangifte loonheffingen doet en dat voortaan wel moet gaan doen voor werknemers of uitkeringsgerechtigden.
Je neemt voor het eerst of opnieuw één of meer werknemers in dienst.
Je doet al aangifte loonheffingen en krijgt werknemers voor wie premies werknemersverzekeringen gelden.
Je wordt werkgever van personeel aan huis, zoals een schoonmaker, oppas of tuinmedewerker.
Je leent personeel uit via uitzenden, payroll of een personeels-bv.
Je wilt de regeling voor meewerkende kinderen gebruiken.
Je wilt aangifte loonheffingen doen voor artiesten of beroepssporters.
Welke melding voor jou geldt, hangt dus af van de situatie. Neem je alleen voor het eerst een gewone werknemer in dienst, dan gaat het in de praktijk meestal om de aanmelding als werkgever.
Wanneer moet je je aanmelden als werkgever?
Meld je aan zodra je weet op welke datum de eerste werknemer begint. De Belastingdienst noemt als uiterste moment de dag waarop die eerste werknemer bij jou in dienst komt. Wacht daarom niet tot de eerste loonbetaling of tot het einde van de maand.
Een tijdige aanmelding is nodig omdat je een loonheffingennummer en aangiftetijdvakken nodig hebt. Zonder die gegevens kun je de loonaangifte niet correct en op tijd indienen.
Wat heb je nodig voordat je begint?
Voor het online formulier log je in met DigiD of eHerkenning. Controleer daarnaast of de startdatum van de werknemer vaststaat en of er bij jouw situatie aanvullende informatie of een extra formulier nodig is.
Neem je activiteiten over van een andere werkgever? Dan kan tijdens de melding een extra formulier nodig zijn. Controleer dit vóór je begint, zodat je de aanmelding niet halverwege hoeft te onderbreken.
Zorg ook dat de loonadministratie tijdig wordt ingericht. Denk aan afspraken over loon, uren, verlof, loonheffingskorting, pensioen en de verwerking van werknemersgegevens. De aanmelding bij de Belastingdienst is slechts één onderdeel van goed werkgeverschap.
Wanneer blijft een pdf of ander formulier nodig?
De papieren pdf-formulieren verdwijnen niet. Wil je het online formulier niet gebruiken, dan kun je de samengevoegde meldingen nog steeds als pdf downloaden, op de computer invullen en per post versturen.
Soms is de pdf verplicht. Dat geldt wanneer je een melding loonheffingen als bijlage bij een ander formulier moet meesturen. Ben je als ondernemer in het buitenland gevestigd, dan gebruik je niet de gewone online aanmelding, maar het formulier ‘Aanmelding Onderneming buitenland’.
Wat ontvang je na de aanmelding?
Na de aanmelding ontvang je een loonheffingennummer en een aangiftebrief loonheffingen. In die aangiftebrief staat over welke tijdvakken je aangifte moet doen. Volgens de Belastingdienst ontvang je deze gegevens meestal binnen ongeveer één week nadat de eerste werknemer is begonnen. Bij onvolledige gegevens kan dit langer duren.
Heb je werknemers voor wie je premies werknemersverzekeringen betaalt? Dan ontvang je daarnaast een brief met de sectorindeling en een brief met het percentage voor de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas. Voor de sectorbrief noemt de Belastingdienst maximaal acht weken, meestal ongeveer drie weken. De brief met het Whk-percentage volgt binnen vier weken.
Bewaar deze documenten bij je loonadministratie. Heb je gekozen voor digitale communicatie, controleer dan ook hoe je zakelijke post van de Belastingdienst digitaal ontvangt.
Aanmelden is niet hetzelfde als loonaangifte doen
Met de aanmelding wordt je onderneming als werkgever geregistreerd. Daarna moet je over ieder aangewezen tijdvak aangifte loonheffingen doen. Dat is meestal per maand of per vier weken.
Heb je tien of minder werknemers, dan kun je de aangifte doen met de aangiftesoftware in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Bij meer dan tien werknemers is commerciële software nodig. Je kunt de loonadministratie en aangifte ook uitbesteden, maar als werkgever blijf je verantwoordelijk voor een juiste en tijdige aangifte.
Ook als je in een aangiftetijdvak geen werknemers of geen loon hebt, kan een nihil- of nulaangifte nodig zijn. De aangifteplicht stopt pas nadat je je als werkgever hebt afgemeld en de Belastingdienst heeft bevestigd vanaf wanneer je geen aangifte meer hoeft te doen.
Praktische checklist voor je eerste werknemer
Leg de startdatum en arbeidsafspraken schriftelijk vast.
Bepaal welke melding loonheffingen bij jouw situatie hoort.
Controleer of je DigiD of eHerkenning werkt en of een extra bijlage nodig is.
Meld je uiterlijk op de eerste werkdag aan als werkgever.
Richt de loonadministratie in en verzamel de benodigde werknemersgegevens.
Controleer het loonheffingennummer, de aangiftebrief, sectorindeling en het Whk-percentage.
Plan de eerste loonaangifte en betaling ruim vóór de deadline.
Veelgemaakte fouten bij de aanmelding
Te laat aanmelden
Sommige ondernemers wachten tot het salaris wordt uitbetaald. De aanmelding moet echter uiterlijk op de eerste werkdag zijn gedaan. Meld je dus aan zodra de startdatum bekend is.
Het verkeerde formulier gebruiken
Een buitenlandse onderneming gebruikt een andere route. Ook wanneer een melding met een ander formulier moet worden meegestuurd, blijft de pdf nodig.
Denken dat aanmelden voldoende is
Na de registratie volgen de loonadministratie, periodieke loonaangiften en betalingen. Zet deze processen direct goed neer om correcties en mogelijke naheffingen te voorkomen.
Conclusie
Online aanmelden voor de loonheffingen maakt de start als werkgever praktischer. Sinds oktober 2026 kun je veel meldingen digitaal doen met DigiD of eHerkenning. De pdf-formulieren blijven bestaan en in enkele situaties zijn ze nog steeds noodzakelijk.
Neem je binnenkort je eerste werknemer aan? Meld je uiterlijk op de eerste werkdag aan en richt de loonadministratie vooraf in. Wil je hulp bij de aanmelding, salarisadministratie of loonaangifte? Plan een gratis kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mag mijn boekhouder het online formulier invullen?
Ja. De Belastingdienst vermeldt dat het online formulier ook voor klanten kan worden ingevuld. Spreek vooraf af wie de melding verstuurt en wie de ontvangen brieven controleert.
Kan ik het pdf-formulier blijven gebruiken?
Ja. De bestaande pdf’s blijven beschikbaar. In bepaalde situaties moet je juist de pdf gebruiken, bijvoorbeeld wanneer deze als bijlage bij een ander formulier hoort.
Wanneer krijg ik mijn loonheffingennummer?
De Belastingdienst geeft aan dat je het loonheffingennummer en de aangiftebrief meestal binnen ongeveer één week na de start van de eerste werknemer ontvangt. Onvolledige gegevens kunnen voor vertraging zorgen.
header.all-comments