Zakelijke post van de Belastingdienst digitaal ontvangen: zo stel je het in

Sinds 1 september 2026 kunnen ondernemers aangeven dat zij zo veel mogelijk zakelijke post van de Belastingdienst alleen digitaal willen ontvangen. De berichten verschijnen dan in Mijn Belastingdienst Zakelijk. De invoering begint met brieven over de omzetbelasting en wordt daarna stap voor stap uitgebreid.

Dat kan handig zijn als jij jouw administratie grotendeels digitaal bijhoudt. Je hebt belangrijke berichten op één plek, kunt documenten makkelijker bewaren en krijgt desgewenst een melding per e-mail. Je moet de voorkeur wel zelf instellen en jouw e-mailadres bevestigen.

Wat verandert er vanaf 1 september 2026?

Ondernemers kunnen in Mijn Belastingdienst Zakelijk kiezen voor zo veel mogelijk digitale zakelijke post. Wie deze keuze maakt, ontvangt steeds meer brieven digitaal in plaats van op papier.

De Belastingdienst begint met een deel van de brieven over de btw. Daarna volgen de overige btw-brieven en brieven over andere zakelijke belastingen. De overgang gebeurt dus niet in één keer.

Dat onderscheid is belangrijk. De keuze voor digitale post betekent op dit moment niet dat iedere mogelijke brief onmiddellijk digitaal beschikbaar is. Controleer tijdens de overgang daarom zowel Mijn Belastingdienst Zakelijk als de papieren post die jij nog ontvangt.

Zakelijke post van de Belastingdienst digitaal ontvangen: het stappenplan

Het instellen gebeurt volledig in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Zorg dat jij toegang hebt tot het portaal en een e-mailadres gebruikt dat jij regelmatig controleert.

Stap 1: log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk

Ga via de website van de Belastingdienst naar Mijn Belastingdienst Zakelijk. Je kunt inloggen met DigiD, eHerkenning of een Europees erkend inlogmiddel.

Welke manier jij gebruikt, hangt af van jouw onderneming en jouw toegang. Log altijd rechtstreeks via de officiële website in en controleer het webadres voordat jij gegevens invoert.

Stap 2: open jouw voorkeuren

Ga na het inloggen naar ‘Mijn gegevens’. Kies daar voor ‘Voorkeuren voor post en e-mail’.

Hier beheer jij zowel jouw keuze voor digitale zakelijke post als het e-mailadres waarop jij een melding wilt ontvangen.

Stap 3: kies voor zo veel mogelijk digitale brieven

Zet een vinkje bij ‘Ja, ik ontvang graag zo veel mogelijk brieven digitaal’. Met deze keuze geef jij aan dat digitaal jouw voorkeur heeft voor de zakelijke brieven die de Belastingdienst beschikbaar maakt.

Papieren post verdwijnt niet noodzakelijk direct volledig. De Belastingdienst digitaliseert de verschillende soorten brieven namelijk in fases.

Stap 4: vul jouw e-mailadres in

Vul het e-mailadres in waarop jij meldingen over nieuwe digitale post wilt ontvangen en kies voor ‘Opslaan’.

Gebruik bij voorkeur een adres dat dagelijks of op vaste administratiemomenten wordt gecontroleerd. Een speciaal administratief e-mailadres kan handig zijn, zolang jij maar voorkomt dat belangrijke meldingen onopgemerkt blijven.

Stap 5: bevestig jouw e-mailadres binnen 24 uur

De Belastingdienst stuurt een bevestigingscode naar het opgegeven e-mailadres. Deze code is 24 uur geldig.

Vul de code in via ‘Mijn gegevens’ en ‘Voorkeuren voor post en e-mail’ en klik op ‘Bevestigen’. Heb jij de e-mail niet ontvangen? Controleer dan eerst of het adres klopt en kijk ook in jouw map met ongewenste e-mail.

De registratie is pas compleet nadat jij de bevestigingscode in Mijn Belastingdienst Zakelijk hebt ingevuld.

Waar vind je jouw digitale zakelijke post?

Nieuwe zakelijke post staat onder ‘Berichten’ in Mijn Belastingdienst Zakelijk. De e-mailmelding laat weten dat er een bericht klaarstaat, maar jouw officiële zakelijke post vind je in het portaal zelf.

Maak er daarom een gewoonte van om niet alleen op e-mail te vertrouwen. Open Mijn Belastingdienst Zakelijk bijvoorbeeld tijdens jouw vaste administratiemoment. Dat past goed bij een werkwijze waarmee je rust in jouw administratie houdt.

Download belangrijke brieven en sla ze logisch op bij het juiste belastingjaar en de juiste aangifte. Noteer direct een betaal- of reactiedatum wanneer een bericht daarom vraagt.

Zakelijke en persoonlijke post staan niet op dezelfde plek

Zakelijke digitale post komt in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Persoonlijke digitale post van de Belastingdienst, zoals beschikbare brieven over de inkomstenbelasting, vind je in de Berichtenbox van MijnOverheid.

Wil jij zowel jouw zakelijke als persoonlijke post alleen digitaal ontvangen? Dan moet jij de voorkeur op beide plekken afzonderlijk regelen. Een keuze in Mijn Belastingdienst Zakelijk verandert niet automatisch de instellingen van jouw persoonlijke Berichtenbox.

Voor ondernemers met een eenmanszaak kan dit verwarrend zijn, omdat zakelijke en persoonlijke belastingzaken dicht bij elkaar liggen. Houd daarom duidelijk bij in welk portaal jij een bericht verwacht.

Kan jouw boekhouder de keuze doorgeven?

De Belastingdienst geeft aan dat een gemachtigde fiscaal dienstverlener jouw voorkeur voor digitale post kan doorgeven of wijzigen. Daarvoor moet wel een passende machtiging zijn geregeld.

Spreek ook af wie de digitale berichten controleert. Een machtiging betekent niet automatisch dat jij zelf nergens meer naar hoeft te kijken. Duidelijke afspraken voorkomen dat jij en jouw adviseur allebei denken dat de ander een bericht behandelt.

Zo voorkom je dat een digitaal bericht blijft liggen

Digitale post is vooral praktisch wanneer jouw administratie daarop is ingericht. Gebruik daarom een eenvoudige controlelijst:

• bevestig het e-mailadres meteen en wacht niet tot de code van 24 uur verloopt;

• controleer de map met ongewenste e-mail als een melding ontbreekt;

• open Mijn Belastingdienst Zakelijk op vaste momenten;

• sla belangrijke brieven op in jouw eigen administratie;

• noteer betaal-, bezwaar- en reactietermijnen direct;

• leg vast wie berichten controleert als jij met een boekhouder werkt.

Controleer bij een betaling altijd de betaalinformatie in de brief of het digitale bericht. De Belastingdienst wijzigde in 2026 rekeningnummers. Lees daarom ook hoe jij fouten voorkomt door het juiste rekeningnummer van de Belastingdienst te controleren.

Wat zijn de voordelen van digitale zakelijke post?

Digitale post kan minder zoekwerk en minder losse papieren opleveren. Berichten zijn vanuit het portaal bereikbaar en kunnen direct bij de administratie worden opgeslagen. Dat is handig wanneer jij aangiften, aanslagen en correspondentie per jaar ordent.

Een e-mailmelding helpt bovendien om nieuwe post sneller op te merken. Toch blijft jouw eigen controle belangrijk. Een gemiste of verkeerd gefilterde e-mail verandert een termijn uit een belastingbrief niet.

De keuze is niet definitief. Wil jij later weer anders omgaan met jouw zakelijke post? Dan kun je in Mijn Belastingdienst Zakelijk opnieuw naar ‘Mijn gegevens’ en ‘Voorkeuren voor post en e-mail’ gaan om jouw instelling te wijzigen.

Conclusie

Wil jij zakelijke post van de Belastingdienst digitaal ontvangen? Sinds 1 september 2026 kun je jouw voorkeur doorgeven in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Je kiest daar voor zo veel mogelijk digitale brieven, vult een e-mailadres in en bevestigt dat adres met een code die 24 uur geldig is.

De uitrol begint met btw-brieven en wordt daarna uitgebreid. Controleer tijdens de overgang daarom ook papieren post die nog binnenkomt. Zorg daarnaast voor vaste controlemomenten en duidelijke afspraken met jouw boekhouder.

Wil jij hulp bij het verwerken en bewaken van belastingbrieven? Plan een gratis kennismaking.

Veelgestelde vragen

Ontvang ik na mijn keuze helemaal geen papieren post meer?

Niet direct. De Belastingdienst maakt zakelijke brieven stap voor stap digitaal beschikbaar. De eerste fase begint met een deel van de btw-brieven. Andere btw-brieven en andere zakelijke belastingen volgen later.

Waar staat mijn zakelijke digitale post?

Je vindt deze berichten onder ‘Berichten’ in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Persoonlijke post staat apart in de Berichtenbox van MijnOverheid.

Kan ik mijn keuze later veranderen?

Ja. Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk en ga via ‘Mijn gegevens’ naar ‘Voorkeuren voor post en e-mail’.

Krijg ik een melding bij nieuwe post?

Ja, als jij een e-mailadres hebt ingevuld en bevestigd. De bevestigingscode is 24 uur geldig.