Brandstofkosten aftrekbaar? Dit moet je weten als ondernemer in 2026

Brandstofkosten aftrekbaar?

Veel ondernemers vragen zich af of zij de kosten van benzine, diesel of elektriciteit mogen aftrekken als zij zakelijk rijden.

Maar wat gebeurt er als je geen tankbon meer hebt?

Is een bankafschrift voldoende?

En mag je de btw dan nog terugvragen?

Veel ondernemers bewaren alleen een bankafschrift of denken dat een betaling met de zakelijke betaalpas voldoende bewijs is.

Toch ligt dat genuanceerder.

De Belastingdienst stelt voorwaarden aan het aftrekken van zakelijke kosten en het terugvragen van btw.

Een goede administratie is daarom belangrijker dan veel ondernemers denken.

In deze blog lees je precies wanneer brandstofkosten aftrekbaar zijn, waarom een tankbon zo belangrijk is, wat de gevolgen zijn als je geen bon meer hebt en waarom een zakelijke tankpas jouw administratie een stuk eenvoudiger kan maken.

Wanneer zijn brandstofkosten aftrekbaar?

Gebruik je een zakelijke auto of maak je zakelijke ritten waarbij de brandstofkosten voor rekening van jouw onderneming komen?

Dan zijn de brandstofkosten in principe aftrekbaar voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.

Daarbij geldt wel een belangrijke voorwaarde.

Je moet kunnen aantonen dat je de kosten daadwerkelijk hebt gemaakt én dat deze zakelijk zijn.

Een goede administratie is daarom essentieel.

Zonder voldoende bewijs kan de Belastingdienst de aftrek van de kosten of de btw ter discussie stellen.

Waarom is een tankbon zo belangrijk?

Veel ondernemers zien een tankbon als een simpel kassabonnetje.

Toch is een tankbon veel meer dan dat.

Op een tankbon staan onder andere:

• de datum van de tankbeurt;

• het tankstation;

• het aantal liters brandstof;

• het totaalbedrag;

• het btw-bedrag.

  
  

Deze gegevens zijn belangrijk om aan te tonen dat je daadwerkelijk brandstof hebt gekocht en hoeveel btw hierover is berekend.

Bewaar tankbonnen daarom altijd goed of verwerk ze direct digitaal in jouw boekhoudprogramma.

Is een bankafschrift zonder tankbon voldoende?

Meestal niet.

Een bankafschrift laat alleen zien dat je een betaling hebt gedaan aan een tankstation.

Het laat meestal niet zien:

• welke producten zijn gekocht;

• hoeveel liter brandstof is getankt;

• hoeveel btw op de brandstof is berekend.

  
  

Om btw terug te vragen moet je beschikken over een juiste factuur of een vereenvoudigde factuur.

Bij een tankbeurt is dat in de praktijk meestal de tankbon.

Een bankafschrift alleen is daarom vaak onvoldoende om de btw-aftrek goed te onderbouwen.

Waarom is een bankafschrift alleen vaak onvoldoende?

Bij een bemand tankstation kun je tegenwoordig veel meer kopen dan alleen brandstof.

Denk bijvoorbeeld aan:

• koffie;

• frisdrank;

• snoep;

• sigaretten;

• motorolie;

• een autowasprogramma;

• ruitensproeiervloeistof.

  
  

Op een bankafschrift zie je alleen een totaalbedrag.

Je kunt niet zien welk gedeelte betrekking heeft op brandstof en welk gedeelte op andere producten.

Ook is niet zichtbaar hoeveel btw op de brandstof is berekend.

Daarom vormt een tankbon of factuur een belangrijk onderdeel van jouw administratie.

Maakt een onbemand tankstation verschil?

Veel ondernemers denken dat een bankafschrift bij een onbemand tankstation voldoende is, omdat je daar meestal alleen kunt tanken.

Dat klinkt logisch, maar de Belastingdienst maakt geen onderscheid tussen bemande en onbemande tankstations.

Ook bij een onbemand tankstation blijft een tankbon of factuur het belangrijkste bewijsstuk voor jouw administratie en de btw-aftrek.

Contant betaald?

Bewaar altijd de originele tankbon

Ook wanneer je contant betaalt, kunnen brandstofkosten aftrekbaar zijn.

Toch is de tankbon dan extra belangrijk.

Bij een contante betaling ontbreekt namelijk de koppeling met jouw bankrekening.

Daardoor is het lastiger om aan te tonen dat jij degene bent geweest die heeft getankt.

In theorie zou iemand immers ook een achtergelaten tankbon kunnen meenemen.

Daarom kan de Belastingdienst bij een controle aanvullende vragen stellen als alleen een losse tankbon aanwezig is.

Bewaar de originele tankbon daarom altijd goed, zeker wanneer je contant betaalt.

Gebruik je een tankpas?

Dan wordt jouw administratie een stuk eenvoudiger.

Gebruik je regelmatig een zakelijke auto?

Dan kan een zakelijke tankpas een slimme investering zijn.

Met een tankpas ontvang je vaak een periodieke verzamelfactuur waarop alle tankbeurten overzichtelijk zijn vermeld.

Hierdoor hoef je niet meer iedere losse tankbon handmatig te verwerken en wordt jouw administratie een stuk overzichtelijker.

Daarnaast biedt een tankpas nog meer voordelen:

• Minder losse tankbonnen.

• Overzichtelijke maand- of verzamelfacturen.

• Minder kans dat bewijsstukken kwijtraken.

• Eenvoudiger jouw administratie verwerken.

• Vaak inzicht in alle tanktransacties via een online portaal of app.

• Geschikt voor zzp'ers, eenmanszaken, vof's en bv's.

  
  

Hoewel je de verzamelfacturen natuurlijk nog steeds goed moet bewaren, maakt een tankpas het verwerken van brandstofkosten vaak een stuk eenvoudiger.

Ons advies

Bij Paper Trail Administratie adviseren wij ondernemers die regelmatig zakelijk rijden om een zakelijke tankpas te overwegen.

Jouw administratie wordt overzichtelijker, de kans op zoekgeraakte tankbonnen neemt af en het verwerken van brandstofkosten kost vaak aanzienlijk minder tijd.

Rijd je meerdere keren per maand zakelijk?

Dan kan een tankpas zich niet alleen administratief terugverdienen, maar helpt deze ook om jouw boekhouding compleet en overzichtelijk te houden.

Voorbeeld uit de praktijk

Praktijkvoorbeelden maken vaak duidelijker hoe de regels werken.

Situatie 1: Tankbon bewaard

Jan tankt voor €82 met zijn zakelijke betaalpas.

Hij bewaart de tankbon en verwerkt deze in zijn boekhoudprogramma.

De betaling is gekoppeld aan zijn onderneming en de tankbon bevat de benodigde gegevens.

Daarmee heeft hij een sterke onderbouwing voor zijn administratie en de btw-aftrek.

Situatie 2: Alleen een bankafschrift

Jan tankt opnieuw voor €82 met zijn zakelijke betaalpas, maar gooit de tankbon weg.

Het bankafschrift laat alleen zien dat er een betaling is gedaan aan een tankstation.

Zonder tankbon is meestal niet zichtbaar welke producten zijn gekocht en hoeveel btw betrekking heeft op de brandstof.

Daardoor kan de Belastingdienst de btw-aftrek ter discussie stellen.

Situatie 3: Contant betaald

Jan betaalt contant en bewaart alleen de tankbon.

Dit kan voldoende zijn om de uitgave te onderbouwen, maar omdat de betaling niet aan een bankrekening is gekoppeld, kan de Belastingdienst tijdens een controle aanvullende vragen stellen.

Bewaar daarom altijd de originele tankbon en zorg voor een goede administratie.

Praktische tips voor ondernemers

Wil je problemen tijdens een belastingcontrole voorkomen? Dan helpen onderstaande tips.

• Betaal bij voorkeur met een zakelijke betaalpas, creditcard of tankpas.

• Bewaar iedere tankbon of factuur.

• Scan tankbonnen direct in jouw boekhoudprogramma.

• Controleer of de bedragen overeenkomen met jouw bankafschrift.

• Bewaar ook de verzamelfacturen van jouw tankpas.

• Wacht niet maanden met het verwerken van bonnetjes.

• Controleer regelmatig of alle brandstofkosten correct zijn geboekt.

  
  

Veelgemaakte fouten

Tijdens het verwerken van de administratie zien wij regelmatig dezelfde fouten terug.

Alleen het bankafschrift bewaren.

Tankbonnen direct weggooien.

Denken dat een betaling met een zakelijke betaalpas automatisch voldoende bewijs is.

Contant betalen en de tankbon niet bewaren.

Tankbonnen maanden later pas verwerken.

Geen onderscheid maken tussen zakelijke en privéritten.

Met een goede administratie voorkom je veel vragen tijdens een eventuele controle door de Belastingdienst.

Brandstofkosten aftrekbaar bij een privéauto?

Gebruik je jouw privéauto voor zakelijke ritten?

Dan werkt dit anders dan bij een auto van de zaak.

De kosten voor benzine, diesel, laden of LPG mag je in dat geval niet afzonderlijk als zakelijke kosten aftrekken.

In plaats daarvan kun je doorgaans gebruikmaken van de zakelijke kilometervergoeding voor de gereden zakelijke kilometers.

In deze kilometervergoeding zijn de meeste autokosten, waaronder de brandstofkosten, al verwerkt.

Heb je een auto van de zaak?

Dan worden de brandstofkosten in principe als zakelijke kosten verwerkt, mits je deze goed kunt onderbouwen met een juiste administratie en de benodigde bewijsstukken.

Twijfel je welke regeling voor jouw situatie geldt?

Dan is het verstandig om dit vooraf uit te zoeken.

Zo voorkom je dat jouw kosten verkeerd verwerkt in jouw administratie.

Tip: Lees ook onze blog over de zakelijke kilometervergoeding en ontdek welke regeling voor jouw situatie het meest voordelig is.

Conclusie

Brandstofkosten zijn voor ondernemers vaak aftrekbaar, maar alleen wanneer je de kosten goed kunt onderbouwen.

Om de btw terug te kunnen vragen, moet je beschikken over een factuur die voldoet aan de factuureisen.

Bij een tankbeurt is dat vaak een vereenvoudigde factuur, oftewel de tankbon.

Een bankafschrift alleen is daarom vaak onvoldoende om de btw-aftrek goed te onderbouwen.

Door tankbonnen, facturen en betalingen goed te bewaren voorkom je discussies met de Belastingdienst en blijft je administratie compleet.

Rijd je regelmatig zakelijk?

Dan kan een zakelijke tankpas bovendien een slimme keuze zijn.

Je ontvangt overzichtelijke verzamelfacturen, hebt minder losse bonnetjes en bespaart tijd bij het verwerken van jouw administratie.

Een goede administratie voorkomt niet alleen fouten, maar kan je ook veel tijd en geld besparen.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Zijn brandstofkosten aftrekbaar?

Ja. Zakelijke brandstofkosten zijn in principe aftrekbaar wanneer je kunt aantonen dat de kosten zakelijk zijn gemaakt.

Mag ik btw terugvragen zonder tankbon?

Dat is vaak lastig. Voor de btw-aftrek moet je beschikken over een factuur die voldoet aan de factuureisen. Bij een tankbeurt is dat meestal de tankbon.

Is een bankafschrift voldoende?

Nee, een bankafschrift laat meestal alleen zien dat je hebt betaald. Het bevat doorgaans niet alle gegevens die nodig zijn om de btw-aftrek goed te onderbouwen.

Moet ik tankbonnen bewaren?

Ja. Tankbonnen vormen een belangrijk onderdeel van jouw administratie en kunnen nodig zijn tijdens een controle door de Belastingdienst.

Kan ik contant betalen?

Ja. Bewaar dan altijd de originele tankbon, zodat je de uitgave zo goed mogelijk kunt onderbouwen.

Is een tankpas verplicht?

Nee. Een tankpas is niet verplicht, maar kan jouw administratie wel eenvoudiger maken doordat je vaak overzichtelijke verzamelfacturen ontvangt.