Koffie op kantoor aftrekbaar? Alles over de fiscale regels voor zzp'ers en bedrijven

Een goede kop koffie hoort voor veel ondernemers bij de werkdag.

Of je nu een eigen kantoor hebt, vanuit huis werkt of regelmatig klanten ontvangt, koffie is vaak een vaste voorziening.

Maar hoe zit dat fiscaal?

Is koffie op kantoor aftrekbaar volgens de Belastingdienst?

Mag je de btw op koffie terugvragen?

En geldt dat ook voor een koffiemachine, koffiecups, melk en thee?

Het korte antwoord is ja.

In de meeste gevallen zijn de kosten voor koffie op kantoor gewoon aftrekbaar als zakelijke kosten.

Wel gelden er enkele fiscale voorwaarden.

In deze blog lees je precies hoe de Belastingdienst hiermee omgaat en wat de regels zijn voor zzp'ers, eenmanszaken, vof's en bv's.

Is koffie op kantoor aftrekbaar voor zzp'ers?

Ja. Koop je koffie voor gebruik op jouw zakelijke werkplek of kantoor?

Dan zijn deze kosten in de meeste gevallen volledig aftrekbaar als zakelijke kosten.

De Belastingdienst ziet koffie, thee en andere normale kantoorvoorzieningen als bedrijfskosten wanneer deze een zakelijk karakter hebben.

Dat betekent dat de uitgaven bedoeld moeten zijn voor de onderneming en niet uitsluitend voor privégebruik.

Onder zakelijke koffiekosten vallen bijvoorbeeld:

• Koffiebonen

• Gemalen koffie

• Koffiecups

• Instantkoffie

• Thee

• Melk

• Suiker

• Zoetjes

• Koekjes

• Water

• Bekers

• Roerstaafjes

• Koffiefilters

  
  

Deze producten behoren tot de normale verbruiksartikelen op kantoor en zijn daarom doorgaans volledig aftrekbaar.

Waarom is koffie op kantoor aftrekbaar?

De Belastingdienst maakt onderscheid tussen privé-uitgaven en zakelijke kosten.

Wanneer je koffie koopt voor gebruik binnen jouw onderneming, heeft deze uitgave een duidelijk zakelijk doel.

Denk aan koffie die je zelf drinkt tijdens jouw werkzaamheden, koffie voor medewerkers of koffie die je aanbiedt aan klanten tijdens een afspraak.

Omdat koffie een normale kantoorvoorziening is, mogen deze kosten in de meeste gevallen ten laste van de winst worden gebracht.

Hierdoor betaal je uiteindelijk minder inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.

Is de btw op koffie op kantoor aftrekbaar?

Ook de btw op koffie is meestal aftrekbaar.

Koop je koffie voor jouw onderneming en verricht je btw-belaste prestaties?

Dan mag je de betaalde btw doorgaans terugvragen als voorbelasting in jouw btw-aangifte.

Dit geldt onder andere voor:

• koffiebonen;

• koffiecups;

• thee;

• melk;

• suiker;

• chocolademelk;

• bekers;

• filters;

• roerstaafjes.

  
  

Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR) of verricht je uitsluitend btw-vrijgestelde prestaties?

Dan kun je de btw meestal niet terugvragen.

Is koffie thuis ook aftrekbaar?

Steeds meer ondernemers werken geheel of gedeeltelijk vanuit huis.

Ook dan kunnen de kosten voor koffie in veel gevallen zakelijk aftrekbaar zijn.

Werk je thuis voor jouw onderneming en gebruik je de koffie tijdens jouw zakelijke werkzaamheden?

Dan wordt koffie doorgaans gezien als een normale zakelijke kantoorvoorziening.

Wel is het belangrijk dat de uitgaven een zakelijk karakter hebben.

Koop je bijvoorbeeld af en toe een pak koffie voor uitsluitend privégebruik, dan zijn deze kosten uiteraard niet aftrekbaar.

Is koffie voor personeel aftrekbaar?

Ja.

Verstrek je koffie aan werknemers op de werkvloer?

Dan behoren deze kosten normaal gesproken tot de reguliere bedrijfskosten.

Dat geldt ook voor:

• thee;

• water;

• melk;

• koekjes;

• suiker;

• koffiecups.

  
  

Voor vrijwel ieder bedrijf is dit een normale voorziening voor personeel.

Is koffie voor klanten aftrekbaar?

Ontvang je klanten of leveranciers op kantoor?

Dan is de koffie die je aanbiedt eveneens een zakelijke uitgave.

Ook onderstaande kosten zijn doorgaans aftrekbaar:

• thee;

• frisdrank;

• koekjes;

• water;

• chocolademelk.

  
  

Deze uitgaven zijn bedoeld om klanten of zakelijke relaties te ontvangen en worden daarom meestal als normale bedrijfskosten aangemerkt.

Is een koffiemachine aftrekbaar?

Niet alleen koffie zelf, maar ook een koffiemachine kan aftrekbaar zijn.

Koop je een koffiemachine speciaal voor jouw kantoor of werkruimte?

Dan gelden meestal de volgende regels.

Koffiemachine tot €450 exclusief btw

Kost de koffiemachine minder dan €450 exclusief btw?

Dan mag je de aanschaf meestal direct als zakelijke kosten verwerken.

Koffiemachine vanaf €450 exclusief btw

Is de aanschafprijs €450 exclusief btw of hoger?

Dan wordt de koffiemachine meestal als bedrijfsmiddel op de balans opgenomen.

De kosten trek je vervolgens niet in één keer af, maar via jaarlijkse afschrijvingen over de economische levensduur.

Ook de btw mag je meestal direct terugvragen wanneer je recht hebt op btw-aftrek.

Zijn onderhoud en schoonmaakmiddelen ook aftrekbaar?

Ja.

Niet alleen de aanschaf van een koffiemachine kan aftrekbaar zijn, maar ook de kosten voor onderhoud en gebruik.

Denk bijvoorbeeld aan:

• ontkalkingstabletten;

• reinigingsmiddelen;

• onderhoudsbeurten;

• reparaties;

• waterfilters.

  
  

Wanneer deze kosten betrekking hebben op een zakelijke koffiemachine, zijn zij doorgaans eveneens aftrekbaar.

Praktijkvoorbeelden

Voorbeeld 1

Een zzp'er koopt iedere maand:

• koffiebonen €28;

• melk €7;

• suiker €3.

  
  

Totale kosten: €38.

Deze uitgaven zijn normale zakelijke kantoorkosten en mogen in de meeste gevallen volledig van de winst worden afgetrokken.

Voorbeeld 2

Een administratiekantoor ontvangt dagelijks klanten.

Iedere maand wordt ongeveer €55 uitgegeven aan:

• koffie;

• thee;

• koekjes;

• melk.

  
  

Ook deze kosten behoren normaal gesproken tot de zakelijke bedrijfskosten.

Voorbeeld 3

Een bv koopt een Jura-koffiemachine voor €1.200 exclusief btw.

De machine wordt op de balans opgenomen en over meerdere jaren afgeschreven.

De btw mag meestal direct worden teruggevraagd.

Welke koffiekosten zijn meestal aftrekbaar?

In de praktijk zijn onder andere de volgende kosten vaak aftrekbaar:

• koffiebonen;

• gemalen koffie;

• koffiecups;

• Senseo-pads;

• thee;

• melk;

• suiker;

• koekjes;

• water;

• bekers;

• roerstaafjes;

• koffiefilters;

• koffiemachine;

• onderhoud van de koffiemachine.

  
  

Veelgemaakte fouten

Ondernemers maken regelmatig dezelfde fouten.

Privé en zakelijk door elkaar halen

Koop je boodschappen voor thuis én voor kantoor tegelijk?

Zorg er dan voor dat je alleen het zakelijke deel in de administratie verwerkt.

Bonnen niet bewaren

Bewaar altijd de aankoopbon of factuur.

Zonder bewijs kan de Belastingdienst vragen stellen over de aftrek van de kosten.

Vergeten btw terug te vragen

Wanneer je recht hebt op btw-aftrek, vergeet dan niet om de btw op zakelijke koffiekosten mee te nemen in de btw-aangifte.

Veel gestelde vragen

Is koffie op kantoor aftrekbaar?

Ja. Koffie op kantoor is in de meeste gevallen volledig aftrekbaar als zakelijke kosten.

Is koffie voor klanten aftrekbaar?

Ja. Koffie, thee en koekjes die je aanbiedt aan klanten zijn doorgaans zakelijke bedrijfskosten.

Is koffie voor personeel aftrekbaar?

Ja. Ook koffie voor werknemers behoort meestal tot de normale bedrijfskosten.

Zijn koffiecups aftrekbaar?

Ja. Koffiecups worden gezien als normale zakelijke verbruiksartikelen.

Is thee ook aftrekbaar?

Ja. Voor thee gelden doorgaans dezelfde fiscale regels als voor koffie.

Is melk voor de koffie aftrekbaar?

Ja. Wanneer de melk zakelijk wordt gebruikt, zijn deze kosten meestal aftrekbaar.

Is een Senseo of Jura koffiemachine aftrekbaar?

Ja. Afhankelijk van de aanschafprijs trek je de kosten direct af of schrijf je de koffiemachine over meerdere jaren af.

Mag ik de btw op koffie terugvragen?

Ja, mits je recht hebt op btw-aftrek en geen gebruik maakt van de KOR of uitsluitend vrijgestelde prestaties verricht.

Tips voor ondernemers

Wil je optimaal profiteren van de fiscale regels? Houd dan rekening met de volgende aandachtspunten:

• Bewaar altijd de aankoopbonnen of facturen.

• Verwerk zakelijke koffiekosten direct in jouw administratie.

• Vraag de btw terug wanneer je daarvoor in aanmerking komt.

• Controleer bij een dure koffiemachine of je deze moet afschrijven.

• Houd privé-uitgaven en zakelijke kosten zoveel mogelijk gescheiden.

  
  

Conclusie

Koffie op kantoor is voor de meeste ondernemers een normale zakelijke uitgave.

Volgens de fiscale regels van de Belastingdienst zijn koffie, thee, melk, suiker, koffiecups en andere kantoorvoorzieningen in de meeste gevallen aftrekbaar als zakelijke kosten.

Ook een koffiemachine is doorgaans aftrekbaar.

Afhankelijk van de aanschafprijs trek je de kosten direct af of schrijf je de investering over meerdere jaren af.

Door alle aankoopbonnen goed te bewaren en de kosten correct in jouw administratie te verwerken, profiteer je optimaal van de fiscale mogelijkheden.

Twijfel je of een bepaalde uitgave aftrekbaar is of hoe je deze moet verwerken?

Neem dan contact op met een boekhouder of fiscalist.