Inkopen uit Duitsland btw: zo werkt het voor ondernemers
Koop je als ondernemer een laptop, voorraad, software of een andere zakelijke dienst bij een leverancier in Duitsland? Dan staat er vaak geen Duitse btw op de factuur. Dat betekent niet dat er geen btw geldt. Je berekent de Nederlandse btw meestal zelf en verwerkt die in jouw Nederlandse btw-aangifte.
Bij een volledig zakelijke aankoop voor belaste omzet mag je dezelfde btw doorgaans ook als voorbelasting aftrekken. Daardoor is het saldo vaak nul, maar je moet de aankoop wel op de juiste plaatsen aangeven. Een EU-factuur rechtstreeks als Nederlandse inkoopfactuur boeken, kan dus tot fouten leiden.
In deze blog lees je hoe inkopen uit Duitsland en de btw werken, wat het verschil is tussen goederen en diensten, welke rubrieken je gebruikt en wat je doet als toch buitenlandse btw op de factuur staat.
Inkopen uit Duitsland btw: de hoofdregel
Duitsland is een EU-land. Voor zakelijke aankopen tussen ondernemers binnen de EU geldt daarom meestal dat de btw in het land van de afnemer wordt verwerkt. Worden goederen vanuit Duitsland naar Nederland vervoerd, dan brengt de Duitse leverancier vaak 0% btw in rekening. In Nederland heet jouw aankoop een intracommunautaire verwerving.
Bij diensten werkt het vergelijkbaar, maar heet de behandeling meestal btw-verlegging. Op de factuur staat dan bijvoorbeeld ‘btw verlegd’ of ‘reverse charge’. In beide gevallen bereken je zelf de Nederlandse btw volgens het tarief dat voor het product of de dienst in Nederland geldt.
Goederen inkopen uit Duitsland: hoe werkt de btw?
Koop je fysieke goederen en worden die vanuit Duitsland of een ander EU-land naar Nederland gebracht? Doorloop dan deze stappen:
1. Geef jouw Nederlandse btw-identificatienummer door aan de leverancier.
2. Controleer of de factuur de juiste gegevens bevat en of er terecht geen buitenlandse btw is berekend.
3. Bepaal welk Nederlands btw-tarief voor de goederen geldt.
4. Geef het aankoopbedrag en de zelf berekende btw aan in rubriek 4b van de btw-aangifte.
5. Trek de btw in rubriek 5b af als voorbelasting, voor zover je recht op aftrek hebt.
De leverancier moet kunnen aantonen dat de goederen naar een ander EU-land zijn vervoerd. Voor jouw administratie is het verstandig om naast de factuur ook de bestelling, betaalbevestiging en beschikbare aflever- of transportgegevens te bewaren.
Praktisch voorbeeld: een laptop uit Duitsland
Je koopt bij een Duitse zakelijke leverancier een laptop van € 1.000 exclusief btw. De laptop wordt naar jouw bedrijf in Nederland gestuurd. Op de factuur staat 0% Duitse btw. In Nederland geldt voor deze aankoop 21% btw.
• Waarde van de aankoop in rubriek 4b: € 1.000.
• Zelf berekende Nederlandse btw in rubriek 4b: € 210.
• Aftrekbare voorbelasting in rubriek 5b: € 210.
• Btw-saldo bij volledig aftrekrecht: € 0.
Gebruik je de laptop volledig voor belaste bedrijfsactiviteiten, dan geef je € 210 aan én trek je € 210 af. Gebruik je de laptop deels privé of voor vrijgestelde omzet, dan kan de aftrek lager zijn. Het niet-aftrekbare deel blijft dan wel verschuldigd.
Diensten uit Duitsland en btw verlegd
Ook bij zakelijke diensten uit een ander EU-land wordt de btw vaak naar jou verlegd. Denk aan software-abonnementen, online advertenties, advies of ontwerpwerk van een Duitse leverancier. De leverancier brengt dan geen Duitse btw in rekening en vermeldt dat de btw is verlegd.
Je verwerkt de vergoeding en de Nederlandse btw in rubriek 4b. Heb je recht op aftrek, dan neem je de btw ook op in rubriek 5b. Controleer altijd of voor de dienst geen bijzondere uitzondering geldt. Bij onder meer onroerende zaken, toegang tot evenementen, personenvervoer en bepaalde verhuurdiensten kunnen andere regels gelden.
Waar vul je een EU-inkoop in op de btw-aangifte?
Voor de meeste zakelijke goederen en diensten uit andere EU-landen gebruik je twee rubrieken:
• Rubriek 4b: de waarde van leveringen en diensten uit landen binnen de EU en de Nederlandse btw die je daarover zelf berekent.
• Rubriek 5b: de btw die je als voorbelasting mag aftrekken.
Boek dus niet alleen het aankoopbedrag. Zonder de verwerking in rubriek 4b is jouw aangifte onvolledig, ook wanneer het saldo door de aftrek in rubriek 5b uiteindelijk nul is.
Wat als er Duitse of andere buitenlandse btw op de factuur staat?
Buitenlandse btw mag je niet als Nederlandse voorbelasting in rubriek 5b aftrekken. Controleer eerst waarom de leverancier buitenlandse btw heeft berekend. Misschien zijn de goederen in Duitsland afgehaald, is jouw btw-id niet doorgegeven of gecontroleerd, of valt de dienst onder een uitzondering.
Is de buitenlandse btw volgens de regels onterecht berekend? Vraag de leverancier dan om een gecorrigeerde factuur en terugbetaling. Is de buitenlandse btw wel terecht, dan kun je die mogelijk via de speciale teruggaafprocedure voor btw uit andere EU-landen terugvragen. Dat gaat niet via jouw gewone Nederlandse btw-aangifte.
Controleer het btw-nummer vóór je bestelt
Geef jouw Nederlandse btw-id door en controleer het btw-id van de leverancier via VIES, het controlesysteem van de Europese Commissie. Bewaar bij voorkeur het resultaat van de controle. Let erop dat in VIES bij Duitse nummers alleen de geldigheid kan worden bevestigd; naam- en adresgegevens zijn daar niet zichtbaar.
Een geldig btw-id is belangrijk, maar niet het enige dat telt. De feitelijke levering, de bestemming van de goederen en het soort dienst bepalen mede hoe de btw moet worden behandeld.
Welke documenten bewaar je in de administratie?
Bewaar bij een aankoop uit Duitsland of een ander EU-land in ieder geval:
• de volledige factuur met gegevens en btw-id van de leverancier;
• jouw eigen btw-id zoals dat voor de bestelling is gebruikt;
• de order- of opdrachtbevestiging en het betaalbewijs;
• aflever- of transportinformatie bij goederen;
• de uitkomst van de btw-id-controle;
• de berekening van het Nederlandse btw-tarief en de boeking in rubriek 4b en 5b.
Krijg je een factuur in een andere valuta dan de euro? Dan moet je het bedrag voor de btw-aangifte omrekenen. De Belastingdienst schrijft voor welk koersmoment je gebruikt. Duitsland werkt met de euro, maar deze regel is relevant bij inkopen uit bijvoorbeeld Zweden of Polen.
Veelgemaakte fouten bij inkopen uit Duitsland en btw
• De factuur boeken als een gewone Nederlandse inkoopfactuur.
• De aankoop niet opnemen in rubriek 4b omdat het btw-saldo nul is.
• Duitse btw aftrekken in rubriek 5b.
• Automatisch 21% rekenen zonder te controleren welk Nederlands tarief geldt.
• Een aankoop van goederen behandelen als een dienst, of andersom.
• Privégebruik of vrijgestelde omzet negeren bij de aftrek in rubriek 5b.
• Geen rekening houden met uitzonderingen voor bijzondere goederen of diensten.
Doe je normaal geen btw-aangifte?
Doe je geen gewone btw-aangifte, bijvoorbeeld omdat je uitsluitend vrijgestelde prestaties verricht of geen btw-ondernemer bent? Dan gelden bij goederen uit andere EU-landen mogelijk andere regels en een drempelbedrag. Ook deelname aan de kleineondernemersregeling kan invloed hebben op de aftrek. Gebruik in zo’n situatie het hulpmiddel van de Belastingdienst of laat de aankoop vooraf beoordelen.
Stappenplan voor een goede verwerking
1. Controleer vóór de bestelling of de leverancier ondernemer is en leg beide btw-id’s vast.
2. Bepaal of je goederen of diensten koopt en waar de prestatie voor de btw plaatsvindt.
3. Controleer de factuur op 0% btw, btw-verlegging of terecht berekende buitenlandse btw.
4. Bereken de Nederlandse btw met het juiste tarief.
5. Boek het bedrag in rubriek 4b en de aftrekbare btw in rubriek 5b.
6. Bewaar de factuur, betaling, btw-id-controle en beschikbare transportgegevens bij elkaar.
Wil je dat jouw EU-inkopen direct goed in de administratie terechtkomen? Bekijk wat Paper Trail kan verzorgen op de pagina administratie en belastingzaken.
Veelgestelde vragen
Betaal ik altijd nul btw bij een aankoop uit Duitsland?
Nee. Je geeft meestal Nederlandse btw aan in rubriek 4b. Alleen wanneer je die btw volledig mag aftrekken in rubriek 5b, is het saldo van deze aankoop per saldo nul.
Waarom staat er 0% op de Duitse factuur?
Bij goederen die vanuit een ander EU-land naar Nederland worden vervoerd, kan de leverancier onder voorwaarden 0% toepassen. Jij verwerkt de aankoop vervolgens als intracommunautaire verwerving in Nederland.
Waar boek ik btw verlegd uit de EU?
De vergoeding en zelf berekende Nederlandse btw komen doorgaans in rubriek 4b. Het aftrekbare deel van die btw neem je op in rubriek 5b.
Mag ik Duitse btw aftrekken in mijn Nederlandse aangifte?
Nee. Duitse of andere buitenlandse btw hoort niet in rubriek 5b. Vraag bij een fout om een gecorrigeerde factuur. Is de btw terecht berekend, dan kun je mogelijk de EU-teruggaafprocedure gebruiken.
Gelden deze regels ook voor webshops en software?
Vaak wel, maar kijk eerst of je goederen of diensten koopt en of een bijzondere uitzondering geldt. Bij software-abonnementen is de btw voor zakelijke afnemers vaak verlegd; bij een fysieke bestelling die naar Nederland komt is vaak sprake van een intracommunautaire verwerving.
Conclusie
Bij zakelijke inkopen uit Duitsland of een ander EU-land staat vaak geen buitenlandse btw op de factuur. Je berekent dan zelf de Nederlandse btw en geeft die aan in rubriek 4b. Voor zover je recht op aftrek hebt, neem je dezelfde btw op in rubriek 5b.
Controleer het soort aankoop, het Nederlandse tarief, beide btw-id’s en eventuele uitzonderingen. Bewaar de factuur en ondersteunende documenten bij de juiste boeking. Zo voorkom je dat een ogenschijnlijk eenvoudige EU-aankoop later een correctie oplevert.
Wil je zeker weten dat buitenlandse facturen en jouw btw-aangifte goed aansluiten? Plan een gratis kennismaking met Paper Trail Administratie.
Opmerkingen