ChatGPT zakelijk aftrekken? Dit mag je als zzp’er of BV wel en niet aftrekken

ChatGPT zakelijk aftrekken: mag dat als ondernemer?

Steeds meer ondernemers gebruiken ChatGPT, Copilot of andere AI-tools om sneller en slimmer te werken.

Denk aan het schrijven van teksten, blogs, e-mails, social media berichten of het automatiseren van processen.

Maar een vraag die wij steeds vaker horen is:

“Mag ik ChatGPT zakelijk aftrekken?”

Het korte antwoord is: ja, meestal wel, mits je ChatGPT of andere AI-tools gebruikt voor zakelijke doeleinden.

In deze blog leggen wij in simpele taal uit wanneer ChatGPT zakelijk aftrekbaar is, hoe het zit met de btw, welke AI-tools aftrekbaar zijn, hoe je een OpenAI factuur verwerkt én waar ondernemers op moeten letten.

Volgens de Belastingdienst zijn zakelijke kosten aftrekbaar wanneer deze een zakelijk karakter hebben en gemaakt zijn voor de onderneming.

Gebruik je ChatGPT voor jouw bedrijf? Dan vallen de kosten in veel gevallen onder zakelijke softwarekosten.

Wanneer is ChatGPT zakelijk aftrekbaar?

Gebruik je ChatGPT voor jouw onderneming? Dan vallen de kosten meestal onder softwarekosten, automatiseringskosten of zakelijke abonnementskosten.

Denk bijvoorbeeld aan ondernemers die ChatGPT gebruiken voor:

• Het schrijven van blogs of website teksten

• Social media berichten maken

• Offertes of e-mails opstellen

• Administratieve ondersteuning

• Klantenservice of FAQ’s schrijven

• Ideeën bedenken voor marketing

• SEO teksten verbeteren

• Samenvattingen of analyses maken

  
  

Gebruik jij ChatGPT dus om jouw bedrijf efficiënter te laten draaien of tijd te besparen? Dan zijn de kosten in de meeste gevallen fiscaal aftrekbaar.

Voorbeeld zzp’er

Een administratiekantoor gebruikt ChatGPT Plus om blogs te schrijven, klantmails sneller op te stellen en teksten voor social media te maken.

De ondernemer betaalt ongeveer €20 per maand.

Omdat de tool zakelijk wordt gebruikt, mogen deze kosten doorgaans als zakelijke kosten worden geboekt.

Voorbeeld webshop

Een webshop gebruikt AI om:

• Productomschrijvingen te maken

• SEO teksten te verbeteren

• Marketingcampagnes op te zetten

• Klantvragen sneller te beantwoorden

  
  

Ook dit valt meestal onder zakelijke softwarekosten.

Hoe boek je ChatGPT in de administratie?

In de administratie wordt ChatGPT vaak geboekt onder: softwarekosten

of automatiseringskosten / abonnementen.

De exacte grootboekrekening verschilt per boekhoudpakket of administratiekantoor, maar in de basis valt het onder een zakelijke software-uitgave.

Belangrijk is dat het abonnement een duidelijk zakelijk doel heeft.

Een extra tip: betaal zakelijke software zoveel mogelijk vanaf de zakelijke rekening.

Dit voorkomt discussies of onduidelijkheid in jouw administratie.

OpenAI factuur verwerken in de administratie

ChatGPT wordt geleverd door OpenAI. Op jouw factuur zie je daarom vaak OpenAI staan in plaats van ChatGPT.

Bewaar deze factuur altijd goed in jouw administratie. Controleer daarnaast:

• Of jouw bedrijfsgegevens correct zijn ingevuld

• Of jouw btw-nummer vermeld staat

• Of de btw correct is verwerkt

• Of sprake is van btw verlegd 

  
  

Veel ondernemers zoeken later een factuur terug voor de boekhouding of belastingcontrole. Zorg daarom dat deze direct netjes in jouw administratie staat.

Hoe zit het met de btw op ChatGPT?

Bij ChatGPT of andere buitenlandse software krijg je vaak te maken met een factuur uit het buitenland.

In veel gevallen wordt de btw verlegd.

Dat betekent meestal:

• Je betaalt geen buitenlandse btw

• Je verwerkt de btw in jouw Nederlandse btw-aangifte

• Dit valt vaak onder btw verlegd vanuit het buitenland 

  
  

Let op: dit hangt af van de leverancier, factuur en btw-instellingen.

Controleer daarom altijd goed:

• Staat jouw btw-nummer ingevuld?

• Is de btw verlegd?

• Staat er buitenlandse btw op de factuur?

  
  

Twijfel je? Laat dit controleren door jouw boekhouder of administratiekantoor.

Welke AI-tools zijn nog meer zakelijk aftrekbaar?

Niet alleen ChatGPT kan aftrekbaar zijn. Ook andere AI-tools voor ondernemers zijn vaak zakelijke kosten wanneer je ze gebruikt voor jouw bedrijf.

Voorbeelden van aftrekbare AI-tools:

• ChatGPT Plus / Team

• Microsoft Copilot

• Canva Pro

• Midjourney

• Jasper AI

• Grammarly Premium

• Notion AI

• Fireflies AI

• Adobe AI-tools

  
  

Gebruik je deze tools om tijd te besparen, klanten beter te helpen of jouw marketing te verbeteren? Dan zijn ze meestal zakelijk aftrekbaar.

Wanneer zijn AI-tools niet aftrekbaar?

Er zijn ook situaties waarin kosten mogelijk niet volledig aftrekbaar zijn.

Bijvoorbeeld wanneer je ChatGPT vooral privé gebruikt.

Voorbeeld privégebruik

Je hebt een betaald abonnement, maar gebruikt het vooral voor:

• Vakantieplanning

• Recepten

• Persoonlijke vragen

• Hobbyprojecten

  
  

Dan kan de Belastingdienst vinden dat de kosten niet zakelijk genoeg zijn.

Gebruik je ChatGPT zowel privé als zakelijk? Dan kan soms alleen het zakelijke deel aftrekbaar zijn.

Is ChatGPT aftrekbaar voor een BV?

Ja, ook bij een BV zijn de kosten meestal aftrekbaar als zakelijke bedrijfskosten.

De BV betaalt dan het abonnement en verwerkt dit als zakelijke kosten in de administratie.

Dit verlaagt uiteindelijk de winst van de BV, waardoor je mogelijk minder belasting betaalt.

Veelgemaakte fouten bij zakelijke software

Wij zien in de praktijk regelmatig deze fouten:

1. Geen factuur bewaren

Zorg altijd dat je de factuur bewaart in jouw administratie.

2. Privé en zakelijk door elkaar halen

Gebruik je ChatGPT zakelijk? Betaal het dan bij voorkeur vanaf de zakelijke rekening.

3. Verkeerde btw-verwerking

Bij buitenlandse software gaat het regelmatig mis met btw verlegd.

4. Denken dat kleine bedragen niet hoeven

Ook kleine abonnementen van €10 tot €30 per maand zijn gewoon zakelijke kosten.

Veelgestelde vragen over ChatGPT zakelijk aftrekken

Mag ik ChatGPT Plus zakelijk aftrekken?

Ja, wanneer je het gebruikt voor jouw onderneming zijn de kosten meestal aftrekbaar als zakelijke softwarekosten.

Is ChatGPT aftrekbaar voor zzp’ers?

Ja, zzp’ers mogen ChatGPT vaak aftrekken wanneer het zakelijk wordt gebruikt.

Kan ik de btw terugvragen?

Dat hangt af van de factuur en btw-verwerking. Vaak is sprake van btw verlegd vanuit het buitenland.

Mag ik AI-tools aftrekken als BV?

Ja, zakelijke AI-tools zijn meestal aftrekbare bedrijfskosten voor een BV.

Is Canva Pro of Copilot ook aftrekbaar?

Ja, wanneer deze tools zakelijk worden gebruikt zijn ze meestal aftrekbaar.

Conclusie: mag je ChatGPT zakelijk aftrekken?

In veel gevallen is het antwoord simpel: ja.

Gebruik je ChatGPT of andere AI-tools zakelijk, bijvoorbeeld voor marketing, administratie, teksten of efficiënt werken?

Dan vallen deze kosten meestal onder aftrekbare zakelijke softwarekosten.

Let wel goed op de factuur, de btw-verwerking en of het gebruik daadwerkelijk zakelijk is.

Twijfel je of jouw softwarekosten, AI-tools of buitenlandse abonnementen goed verwerkt zijn in de administratie?

Paper Trail Administratie helpt ondernemers met administratie, btw-aangiften en belastingzaken zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Plan vrijblijvend een kennismaking en ontdek hoe jij jouw administratie slimmer kunt regelen.